荆州市人大常委会机关档案工作细则

为加强市人大常委会机关档案工作管理，有效保护和利用档案，更好地为市人大及其常委会依法行使职权服务、为人大各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和档案工作的有关规定，结合机关工作实际，制定本细则。

一、总则

第一条机关档案工作必须遵循国家有关法律、法规的规定，集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。市人大常委会机关档案工作由分管副秘书长领导，业务工作接受市档案局的指导。

第二条办公室应当加强对档案工作的管理，努力创造条件逐步实现档案管理现代化。

第三条立卷归档工作是机关各委室的工作任务之一。机关各委室应当把文件材料的形成、积累和立卷归档工作，列入职责范围，列入有关人员的岗位责任制。

二、档案机构及其职责

第四条办公室设立综合档案室，归口文书科管理。各委室应当安排一名兼职档案人员负责本委室档案的及时收集、整理、归档。

第五条档案室的主要工作职责是：根据国家有关档案工作的规定，建立、健全机关档案工作规章制度;指导并督促机关各委室对文件材料的立卷、归档工作;积极开展档案编研工作;为档案利用提供服务;定期向市档案馆移交档案。

三、归档范围

第六条凡是对机关工作具有查询、参考利用价值的文件材料均应收集归档，同时收集声像、电子、实物等档案资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案“三合一”制度执行。机关实行无纸化办公后，应做到电子文件与纸质文件一并归档。

(一)上级机关的文件材料

1、省人大及其常委会会议文件;

2、省人大常委会机关颁发的属于本机关主管业务并要求执行的文件;

3、全国、省人常委会领导在荆州视察、检查、调研人大工作的通知、方案、领导重要讲话和有保存价值的文件、声像材料等。

(二)本机关的文件材料

1、市人大及其常委会会议文件材料和电子文件;

2、省人民代表大会会议期间荆州市代表团活动的全部文件，各种声像材料和电子文件;

3、市人大常委会党组会议、主任会议，机关党委会议、秘书长办公会议文件、记录、纪要等有关会议材料;

4、市人大各专门委员会、常委会各工作机构和办事机构召开、承办或参加的各类会议文件和各种声像材料;

5、市人大及其常委会、各工作机构和办事机构形成或者颁发的(包括转发及其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿;请示、报告、函件与有关机关的批复文件;立法和监督工作材料;工作要点、工作计划、总结报告;执法检查视察、专题询问、专题调研的文件材料、统计报表;本机关各机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;历史沿革、大事记、年鉴;编印的公报、简报、公开发行的刊物定稿和印本，编辑出版的定稿、样本;

6、重要的人民群众来信来访材料，领导批示和市人大有关部门处理人民群众来信来访形成的记录、摘报、综合分析、调查处理报告材料等;

7、市人大常委会、市人大各专门委员会、市人大常委会各工作委员会及其内部机构制定的工作制度、工作规范等文件材料和电子文件;

8、市人大常委会机关党委、纪检机构、工会、共青团活动中形成的重要文件材料和各种声像材料及电子文件;

9、市人大常委会机关干部、职工名册，工资报表、年报表，党组织、党员名册，党费收缴和开支情况报告;市人大常委会及其机关干部的任免、调配、培训、专业技术职务评定、党员、团员、干部考核、奖惩、调级、工资等文件材料和各种声像材料及电子文件;

10、市人大常委会机关办理干部、职工的工资转移、行政关系、党(团)组织关系等文件材料;

11、市人大常委会机关形成的行政事务、基础建设、财务管理、车辆经费等方面的文件、报表、图纸等相关材料;

12、市人大常委会各项工作活动(如视察、检查、调研、审议有关规范性文件等)中形成的具有保存价值的文件、电子文件和声像材料。

(三)同级机关和非隶属机关的文件材料

1、代市委草拟并被采用的文件最后草稿和印本;

2、市人大及其常委会与其他市、州人大来往的重要文件、材料等;

3、市人大常委会机关与市委、市政府有关工作机构联系、协商工作的重要来往文件。

四、档案的接收及归档时间

第七条机关工作中形成的应当归档的文件材料，由机关各委室进行收集整理，并于每月月底交档案室立卷归档，声像材料、电子文件、实物等即时归档。任何部门和个人不得截留应当归档的文件材料。

第八条档案室接收机关各委室移交的档案资料，应当办理有关交接手续，办公室根据档案接收情况适时进行通报。

五、档案的保管与统计

第九条档案库房与办公室分开设置，其面积适应档案保管需要，防护结构达到国家规定的要求。档案库房应有防火、防盗(配有铁门、铁窗)、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

第十条配备标准档案柜架，柜架数量能满足档案保管的需要。案卷装具符合国家标准。

第十一条定期对档案保管状况进行检查，并做好记录，发现问题要及时解决，确保档案安全。

第十二条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时登记，并按规定汇总统计，按时向档案业务管理机关报送档案工作有关数据。

六、档案的利用

第十三条机关应编制配套齐全的档案检索工具，包括文书档案案卷目录等。

第十四条档案利用登记齐全，坚持做好档案查阅登记。

第十五条机关要积极开展档案编研工作，编制公报汇集、会议文件汇集、法规汇编、组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇编等。

第十六条机关应根据工作需要，采取先进技术设备，努力实现档案管理和利用科学化、现代化。

七、档案的鉴定销毁和移交

第十七条档案部门应对机关档案定期进行鉴定。在机关分管领导的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案进行登记造册，经本机关分管领导批准后，由两人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上签字。

第十八条机关档案室应按照国家档案局的规定，定期将永久和长期保存的档案向本地综合性档案馆移交。

第十九条档案干部调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

(责任编辑：子慕)